It is the policy of the Arapahoe Library District that minutes of the monthly and special
meetings of the Library District's Board of Trustees shall be kept in accordance with the laws
of the State of Colorado by the Secretary of the Board of Trustees. The Executive Assistant
to the Director, or their designee, will be assigned to cover each meeting. The elected
Secretary of the Board of Trustees shall oversee this activity.
The minutes shall be taken and promptly recorded. Until they have been approved by a
majority of the Board of Trustees at a subsequent meeting, they shall be clearly marked as a
draft. After approval, the minutes shall be open to public inspection. The minutes of a
meeting during which an executive session is authorized under the laws of the State of
Colorado shall reflect the topic of discussion at the executive session and the corresponding
Statute. The regular session minutes must affirm that the Board did not adopt any policy,
resolution, rule or regulation, nor take any formal action (except for approval of the minutes of
an earlier executive session) during the executive session.
Minutes of an executive session shall be recorded electronically and must include 1) the
statutory provision authorizing the executive session; 2) the actual contents of the discussion;
and 3) a signed statement from the chairperson attesting that any written minutes
substantially reflect the substance of the discussion during the executive session.
No record should be made of any “privileged attorney-client communication.” Electronically
recorded executive sessions must reflect when portions of the discussion are left unrecorded
because of the attorney-client privilege. The record of an executive session must be retained
for at least 90 days after the date of the executive session. It may then be destroyed.
ADOPTED 9/96
REVISED 8/03
REVISED 6/09
REVISED 6/21
ACUERDOS DE LA JUNTA DIRECTIVA
Es política del Distrito de Bibliotecas de Arapahoe que las actas de las reuniones mensuales y especiales de la Junta Directiva del Distrito de Bibliotecas se mantengan de acuerdo con las leyes del Estado de Colorado por el secretario de la Junta de Directiva. El Asistente Ejecutivo del Director, o su designado, será asignado para cubrir cada reunión. El Secretario electo de la Junta Directiva supervisará esta actividad.
Las actas se levantarán y registrarán con prontitud. Hasta que hayan sido aprobados por una mayoría de la Junta de Directivos en una reunión posterior, se marcarán claramente como un borrador. Después de la aprobación, el acta estará abierta a inspección pública. Las actas de una reunión durante la cual se autorice una sesión ejecutiva bajo las leyes del Estado de Colorado deberán reflejar el tema de discusión en la sesión ejecutiva y el estatuto correspondiente. Las actas de las sesiones regulares deben afirmar que la junta no adoptó ninguna política, resolución, regla o regulación, ni tomó ninguna acción formal (excepto la aprobación de los acuerdos de una sesión ejecutiva anterior) durante la sesión ejecutiva.
Las actas de una sesión ejecutiva se registrarán electrónicamente y deben incluir 1) la disposición legal que autoriza la sesión ejecutiva; 2) los contenidos reales de la discusión; y 3) una declaración firmada por el presidente que certifique que cualquier acta escrita refleja sustancialmente la esencia de la discusión durante la sesión ejecutiva.
No se debe de hacer ningún registro de ninguna “comunicación privilegiada entre abogado y cliente.” Las sesiones ejecutivas grabadas electrónicamente deben reflejar cuándo partes de la discusión no se graban debido al privilegio abogado-cliente. El registro de una sesión ejecutiva debe conservarse durante al menos 90 días después de la fecha de la sesión ejecutiva. Entonces puede ser destruido.
ADOPTADO 9/96
REVISADO 8/03
REVISADO 6/09
REVISADO 6/21
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ПОПЕЧИТЕЛЕЙ
Политика библиотечного района Arapahoe заключается в том, что протоколы ежемесячных и внеочередных заседаний Совета попечителей библиотечного района в соответствии с законами штата Colorado хранятся секретарем Совета попечителей. Помощнику директора или назначенному им лицу будет поручено освещать каждое заседание. Избранный секретарь Совета попечителей осуществляет надзор за этой деятельностью.
Протоколы должны быть составлены и незамедлительно зарегистрированы. До тех пор, пока они не будут одобрены большинством Совета попечителей на последующем заседании, они должны быть четко обозначены как проект. После утверждения протокол открыт для всеобщего ознакомления. Протокол заседания, на котором в соответствии с законодательством штата Colorado разрешено проведение закрытой сессии, должен отражать тему обсуждения на закрытой сессии и соответствующий Устав. В протоколе очередной сессии должно быть подтверждено, что Совет не принимал никакой политики, резолюции, правила или постановления и не предпринимал никаких официальных действий (за исключением утверждения протокола предыдущей закрытой сессии) во время закрытой сессии.
Протокол закрытого заседания ведется в электронной форме и должен содержать: 1) положение о праве на проведение закрытой сессии; 2) собственно содержание обсуждения; и 3) подписанное заявление председателя, удостоверяющее, что любые письменные протоколы в значительной степени отражают существо обсуждения на закрытой сессии.
Не должно быть никаких записей о каком-либо «общении адвоката с клиентом». Электронные записи закрытых сессий должны отражать случаи, когда некоторые моменты обсуждения не записываются из-за конфиденциальности адвоката и клиента. Протокол закрытой сессии должен храниться не менее 90 дней после даты проведения закрытой сессии. Затем он может быть уничтожен.
ОДОБРЕНО, сентябрь 1996 г.
ПЕРЕСМОТРЕНО, август 2003 г.
ПЕРЕСМОТРЕНО, июнь 2009 г.
ПЕРЕСМОТРЕНО, июнь 2021 г.
Board of Trustees Meeting Minutes Archive
