It is the policy of Arapahoe Library District to conform to the Colorado State Statutes (CRS § 24-90-109(1)(i)) regarding the disposal of assets. A disposition represents the physical removal of an asset from custody or accountability, whether by donation, sale, trade, or discard. Any asset may be disposed of upon a Board finding that the asset may not be needed within the foreseeable future for library purposes. If the asset is conveyed to a state agency or political subdivision of the state, that finding may be made by the Director of Finance. The District shall deliver to the Board a list of all assets for disposal with a book value of $5,000 or greater for consideration and approval.
In the first quarter of the fiscal year, a surplus property resolution will be submitted to the Board of Trustees so that a broad determination can be made to donate or discard weeded collection materials, as well as to dispose of miscellaneous surplus furniture, equipment, and other items.
Computer equipment, when obsolete and not subject to donation or sale, will be sent to a computer recycling firm for disposal. Upon disposal of assets, adjustments will be made to record the reduction of assets and accumulated depreciation in the financial records.
ADOPTED 5/08
UPDATED 8/09
REVISED 10/2017
REVISED 4/2022
La política del Distrito de Bibliotecas de Arapahoe (Arapahoe Library) consiste en cumplir con los Estatutos del Estado de Colorado (CRS § 24-90-109(1)(i)) con respecto a la disposición de activos. Una disposición representa el retiro físico de un activo de la custodia o de la responsabilidad, ya sea por donación, venta, canje o descarte. Cualquier activo puede ser vendido si la Junta considera que el activo puede no ser necesario en un futuro previsible para los fines de la biblioteca. Si el activo se transmite a una agencia estatal o a una subdivisión política del Estado, el Director de Finanzas podrá hacer esa constatación. El Distrito entregará a la Junta una lista de todos los activos a vender con un valor contable de $5,000 dólares o más para su consideración y aprobación.
En el primer trimestre del año fiscal, se presentará al Consejo de Administración una resolución sobre los bienes excedentes para que se pueda determinar ampliamente la donación o el descarte los materiales eliminados de la colección, así como la eliminación de los muebles, equipos y otros artículos excedentes.
Los equipos informáticos, cuando sean obsoletos y no sean objeto de donación o venta, se enviarán a una empresa de reciclaje de ordenadores para su eliminación. En el momento de la venta de los activos, se realizarán ajustes para registrar la reducción de activos y la depreciación acumulada en los registros financieros.
APROBADO 5/08
ACTUALIZADO 8/09
REVISADO 10/2017
REVISADO 4/2022
Политика библиотечного округа Арапахо заключается в соблюдении Законов штата Колорадо (Сборник законов штата Колорадо, пар. 24-90-109(1)(i)) в отношении ликвидации имущества. Ликвидация подразумевает физическое изъятие имущества из места хранения или его выбытие из учета посредством пожертвования, продажи, обмена или списания. Любое имущество может быть ликвидировано, если Совет сочтет такое имущество не подходящим для использования в деятельности библиотеки в обозримом будущем. Заключение о возможной передаче актива в собственность государственному учреждению или политическому подразделению штата выносится финансовым директором. Округ должен предоставить Совету перечень всего подлежащего ликвидации имущества, учетная стоимость которого составляет или превышает 5000 долларов США, для рассмотрения и одобрения.
Совету попечителей будет представлено заключение об имуществе, объявленном «избыточным», для принятия решения о передаче или списании утративших актуальность материалов библиотечных фондов, а также об утилизации различного вида излишней мебели, оборудования и других предметов.
Устаревшее и не подлежащее передаче в дар или продаже компьютерное оборудование будет отправлено на утилизацию в профильную компанию по переработке компьютерной техники. После ликвидации имущества будут произведены соответствующие корректировки в финансовых отчетах для отражения уменьшения активов и накопленной амортизации.
ПРИНЯТО май 2008 г.
ОБНОВЛЕНО август 2009 г.
ВНЕСЕНЫ ПОПРАВКИ октябрь 2017 г.
ВНЕСЕНЫ ПОПРАВКИ апрель 2022 г.
