The Board of Trustees assures the effective use of taxpayer dollars through the proper authorization of expenditures; the regular review and monitoring of expenditures; and, the application of competitive bidding procedures.
Expenditures are authorized by the Board through its adoption and appropriation of an annual Budget. The Executive Director, or designee, is authorized to expend the approved Budget with the following limitations:
- Expenditures with a single vendor which exceed $100,000 (or 1% of the annual operating budget, whichever is lower)
- Intergovernmental agreements (financial and non-financial) with the exception of:
- Financial IGAs with a total dollar value less than the Library District’s current Purchase Order (PO) threshold may follow the Library District’s standard financial and purchasing procedures and do not require separate Board approval
- Facility leases and real estate transactions
- Financing transactions
- Payment of judgments against the District and/or settlement of lawsuits and threats of lawsuits
Spending is monitored by the Board through monthly review of revenues and expenses which compare actual spending to budget. In order to address risk the Board reviews annually expenditures with single vendors where cumulative purchases exceed $100,000 per year.
Procedures for competitive bidding are developed and implemented by management to ensure the selection of the best vendors, products and services for the Library District.
ADOPTED December 1987 and July 2006
REVISED November 2005
REVISED May 2013
REVISED Sept 2016 (combined Authorization of Expenditures and Purchasing Policy)
REVISED May 2025
AUTORIZACIÓN DE GASTOS
La Junta Directiva asegura el uso eficaz de los fondos provenientes de los contribuyentes mediante la debida autorización de gastos, la revisión y monitoreo regulares de los mismos, y la aplicación de procedimientos de licitación competitiva.
Los gastos son autorizados por la Junta mediante la adopción y asignación de un presupuesto anual. El director ejecutivo, o su representante, está autorizado para ejecutar los gastos aprobados en dicho presupuesto, con las siguientes limitaciones:
- Gastos con un único proveedor que excedan los $100,000 (o el 1% del presupuesto operativo anual, el monto que sea menor).
- Acuerdos intergubernamentales (financieros y no financieros) con la excepción de:
- Aquellos acuerdos financieros cuyo valor total sea inferior al umbral actual de órdenes de compra del Distrito de Bibliotecas, los cuales pueden regirse por los procedimientos financieros y de compras estándar del Distrito y no requieren aprobación separada de la Junta.
- Contratos de arrendamiento de instalaciones y transacciones inmobiliarias.
- Transacciones financieras.
- Pago de sentencias contra el Distrito y/o resolución de demandas o amenazas de demandas.
La Junta monitorea el gasto mediante la revisión mensual de ingresos y egresos, comparando los gastos reales con el presupuesto aprobado. Para abordar posibles riesgos, la Junta revisa anualmente los gastos con proveedores únicos donde las compras acumuladas excedan los $100,000 al año.
La administración desarrolla e implementa procedimientos para licitaciones competitivas con el fin de asegurar la selección de los mejores proveedores, productos y servicios para el Distrito Bibliotecario.
ADOPTADO en diciembre de 1987 y julio de 2006
REVISADO en noviembre de 2005
REVISADO en mayo de 2013
REVISADO en septiembre de 2016 (combinación de Autorización de Gastos y Política de Compras)
REVISADO en mayo de 2025
САНКЦИОНИРОВАНИЕ РАСХОДОВ
Совет попечителей обеспечивает эффективное использование средств налогоплательщиков путем надлежащего санкционирования расходов, регулярного обзора и контроля за ними, а также проведения конкурсных торгов.
Совет утверждает расходы путем принятия и ассигнования годового бюджета. Исполнительный директор или уполномоченное им лицо вправе осуществлять расходы по утвержденному бюджету с учетом следующих ограничений:
- Расходы одного поставщика, превышающие сумму в 100 000 долларов (или 1% от годового операционного бюджета, в зависимости от того, что меньше)
- Межправительственные соглашения (финансовые и нефинансовые), за исключением:
- Финансовые межправительственные соглашения с общей суммой менее текущего порога заказа на закупку Библиотечного округа могут следовать стандартным финансовым и закупочным процедурам округа и не требуют отдельного утверждения Советом
- Аренда помещений и сделки с недвижимостью
- Финансовые сделки
- Выплата судебных решений против округа и/или урегулирование судебных исков и угроз судебными исками
Совет контролирует использование средств путем ежемесячного обзора доходов и расходов, сравнивая фактические расходы с бюджетом. В целях устранения возможных рисков Совет ежегодно рассматривает расходы у отдельных поставщиков, если совокупные закупки превышают 100 000 долларов США в год.
Процедуры конкурентных закупок разрабатываются и внедряются руководством для обеспечения выбора лучших поставщиков, товаров и услуг для Библиотечного округа.
ПРИНЯТО в декабре 1987 г. и июле 2006 г.
ПЕРЕСМОТРЕНО в ноябре 2005 г.
ПЕРЕСМОТРЕНО в мае 2013 г.
ПЕРЕСМОТРЕНО в сентябре 2016 г. («Санкционирование расходов» и «Политика закупок»)
ПЕРЕСМОТРЕНО в мае 2025 г.